Projet Système numérique de gestion des absences et communication intelligente

Contexte du projet et problématique

Le suivi quotidien des absences et des retards des élèves est l’un des piliers de l’administration éducative. Cependant, les méthodes papier traditionnelles consomment beaucoup de temps et d’efforts. La difficulté majeure réside aussi dans le retard de communication avec les parents lorsque leurs enfants sont absents, ce qui réduit l’efficacité de l’intervention préventive.

Le système numérique de gestion des absences est conçu comme une solution logicielle complète pour accélérer et faciliter cette opération. Il relie le surveillant général, le directeur de l’établissement et les parents dans un réseau numérique unifié, capable d’informer les familles en très peu de temps via WhatsApp.

Composants techniques et conception logicielle

Le système a été développé sous forme d’application web interactive et fluide, composée de trois modules principaux :

• Plateforme de la surveillance générale : interface intelligente permettant au surveillant général d’importer directement les listes d’élèves depuis Massar (fichiers Excel), d’enregistrer les absences ou les retards en un clic, et d’imprimer des fiches de suivi individuelles.
• Tableau de bord de l’administration éducative : écran de pilotage réservé au directeur, affichant des statistiques en temps réel et des graphiques linéaires ou circulaires sur les indicateurs d’absence et de retard par classe et par jour, afin d’appuyer les décisions éducatives par les données.
• Système de notifications automatiques (WhatsApp Bot) : module logiciel fonctionnant en arrière-plan et chargé d’envoyer automatiquement des messages textes ou vocaux aux numéros des parents dès l’enregistrement d’une absence ou d’un retard.

Réalisation et mode de fonctionnement

Le système suit un enchaînement numérique organisé et précis afin de garantir la rapidité du traitement de l’information :

• Préparation de la base de données : le système analyse automatiquement les données des élèves provenant des fichiers Massar et associe chaque élève au numéro de téléphone de son tuteur. Il empêche aussi l’enregistrement des absences pendant les jours fériés afin d’éviter les erreurs.
• Enregistrement et suivi des cas : le surveillant général choisit la classe et la séance, puis marque les élèves absents ou en retard. Le système fournit des indicateurs visuels pour l’alerter si un élève dépasse un nombre déterminé d’absences.
• Synchronisation et notification instantanée : dès que les modifications sont enregistrées, les données sont synchronisées avec le tableau de bord du directeur et le système d’automatisation lance en même temps l’envoi des notifications WhatsApp aux parents dans un délai très court.

Lien avec les Objectifs de Développement Durable

Cette transformation numérique soutient les Objectifs de Développement Durable à travers :

• Éducation de qualité : renforcer une communication continue et efficace entre la famille et l’école afin de limiter le décrochage scolaire.
• Industrie, innovation et infrastructure : numériser l’administration publique et développer des infrastructures technologiques qui facilitent le travail des équipes éducatives et améliorent la qualité des services administratifs.

Équipe de travail et répartition des missions

Le système a été conçu et développé grâce à la coopération des jeunes développeurs du club :

• Ingénierie des interfaces et expérience utilisateur (Front-end) : assurée par [nom du premier élève], avec un travail centré sur la conception et le développement de la plateforme de la surveillance générale et du tableau de bord du directeur à l’aide des technologies web, tout en garantissant une circulation fluide des données entre les interfaces.
• Ingénierie de l’automatisation et connexion WhatsApp (Back-end/Automation) : assurée par [nom du deuxième élève], avec le développement des algorithmes de lecture des fichiers Massar (Excel) et la programmation du système de notifications automatiques pour assurer l’envoi correct des messages textes et vocaux aux parents.